Oprettelse af et arrangement

Ved et arrangement opretter vi en begivenhed, hvor vi prædefinerer datoer
og klokkeslæts for, hvornår disse begivenheder finder sted. Når
medlemmer/ikke medlemmer køber adgang til arrangementet, bliver de
automatisk booket ind på disse.
- Dette kunne fx være PT camps, hvor træninger fastsættes, fodbold træning
eller foredrag.

For at oprette et arrangement skal vi igennem 4 dele.
Del 1: I Configurations
Del 2: I Back Office
Del 3: I Ressource Planner
Del 4: I Configurations (ligger arrangementet på internettet)

Del 1 – Oprettelse af et arrangement produkt i Configurations
Først skal vi oprette et arrangement-produkt, hvor vi navngiver arrangementet og
prissætter det:

- Gå ind i Configurations → "Produkter" → "Produkter"
- Klik på det blå "+-tegn"
- Vælg produkttypen "Arrangement"

- I fanen "Basisinformation":

• Navn
• Beskrivelse
• Produktgruppe
• Ving af/sæt flueben i "Kan bookes via internet"

- I fanen "Pris":

• "Stk." i enhed (er den sat til som standard)

• Priser (Prisen for hele forløbet)

- I fanen "Bogføring":

• Konti

- I fanen "Arrangement" :

Under overskriften "Adgang" kan du give adgang, afhængig af, om arrangementet skal foregå i centeret. Hvis arrangementer foregår et andet sted, hvor man ikke skal kunne komme ind, vælges blot "Ingen passage". Men ellers:

• Ving af i "Passage fra start til slut af arrangement", hvis dem der køber arrangementet skal kunne komme ind af døre i arrangementets periode
  • Under "Indgangsrettigheder" vælges rettigheden, der passer til
    dørene.
• Ving af i "Passage ifølge servicebookinger af ordre", hvis dem, der køber arrangementet skal kunne komme ind af dørene på datoerne for arrangementet.
  • Her kan man ligeledes angive, hvornår inden og efter arrangementets tidspunkt, de kan komme ind af dørene.
  • Under Indgangsrettigheder vælges rettigheden, der passer til
    dørene.

- I fanen "Faciliteter":

• Her skal vælges den facilitet, arrangementet sælges for.

Del 2 – Indledende opsætning & overblik i Back Office
Nu har vi skabt arrangement produktet, nu skal vi have lavet den indledende
opsætning og planlægning af arrangementet.
Det er her vi laver beskrivelsen til internettet, minimums alder, og også her vi
efterfølgende kan se hvor mange og hvem der har tilmeldt sig arrangementet.

- I Back Office → "Arrangement"
- Klik på det blå "+-tegn"
- Følgende udfyldes i fanen "Basisinformation":

• Under "Produkt" vælges produktet, der lige er oprettet i Configurations
• Under "Startdag" vælges datoen for første dag i arrangementet
• Under "Slutdag" vælges datoen for sidste dag i arrangementet
• Under "Udgive interval" angives datoen, hvor arrangementet vises på internettet (uden at kunne bookes) og hvornår, det ikke skal vises på internettet mere
• Under "Bookingsinterval" vælges datoen for, hvornår medlemmer/ikke
  medlemmer kan book sig på arrangementet
• Under "Antal pladser" angives, hvor mange pladser der er, alt i alt, på
  arrangementet
• Under "Internetbeskrivelse" angives beskrivelsen for arrangementet
  • Det er denne beskrivelse der ses på internettet
• Under "Debitering efter" kan der angives, hvornår medlemmerne/ikke
  medlemmerne skal betale/opkræves for betaling
  • Hvis der skal betales på samme tid som man booker, skal der
    IKKE angives noget her
• Under "Krav til minimumsalder" angives en minimumsalder, hvis det
  er nødvendigt
• "Tving arrangementsdeltagere til at have en tilsluttet person", vinges af for at deltageren skal registrere sig i systemet (for også at kunne anvende dørene)
  
  - Klik på "Gem"
  - Nu bliver knappen "Åbne ordre" aktiveret (bliver blå) og der klikkes nu på
  denne

Del 3 – Planlægning af dage i Ressource Planner

Nu er der blevet åbnet op i Ressource Planner, nu skal vi booke arrangementet
ind.

Sørg for at have oprettet det lokale eller personale inden, som bookingen skal ligge på, da det er her vi booker arrangementet ind på.

• I højre side ses ”Ordren”, hvor arrangementets navn står øverst
• Find arrangementets startdato i kalendere samt det lokale eller personalet, som bookingen skal laves på (eksempelvis onsdag d. 9/12 kl. 10:00 i "Store sal")

• Klik i kalenderen og træk fra start klokkeslættet til slut klokkeslættet
  • Fx kl. 10:00 til 11:00
• Vælg "Servicebooking" og tryk på "Næste"
• Under "Produkt" vælges "Arrangement booking intern"
  • Hvis arrangementet ligger på samme klokkeslæt hver gang,
    kan man vinge af i "Gentag".
  • Her vinges så af, hvilke dage arrangementet skal være.
    Eksempelvis, hvis det er hver torsdag, eller hver mandag og
    torsdag osv.
    
• Klik på "Fuldfør"
  
  
  

Del 4 – Gør arrangementet tilgængeligt på internettet (Configuration)
Nu er arrangementet oprettet og planlagt, så nu skal vi ligge det klar til at kunne ses på internettet. Det vil sige, at når arrangementets "Udgive interval" rammer, vil
det komme frem på internettet.

- Gå ind i Configurations → "Web og app" → "Web-kategorier"
- Disse web-kategorier er, hvor vi kan ligge de forskellige produkter ind, som
vi gerne vil sælge på internettet. Hvis du allerede har en, tilføjer du den blot her.
Ellers for at oprette:

• For at oprette en web-kategori til vores arrangement klikkes der på "+-tegnet"
• Under "Navn", skrives navnet på kategorien, f.eks. arrangement, camp, events, foredrag osv.
•  Under "Beskrivelse" skrives en lille tekst til at tiltrække deltagere
• Under "Type" vælges "Produkt"
• Under "Produkttype" vælges "Arrangement"

Når web-kategorien er oprettet, eller du i forvejen har én trykker du på den:

• Under "Produkter" klikkes der på blyanten, og der vælges det/de
  arrangement produkt(er), der skal på internettet
• Herefter vinges der af i:
  • "Vis" for, at det kommer frem på web-shoppen
  • "Vis på kundeweb" for, at det kommer frem på web-shoppen
  • "Vis i app", hvis det skal komme frem på appen
  • "Featured", hvis det skal highlightes på web og app
• Klik "OK"
  
  
• Nu vil arrangementet komme frem, på den dato, der er angivet under "Udgive interval" på arrangementet i Back Office.
• Hvis der skal ligges et nyt arrangement ind på web-kategorien gøres følgende:
  • Klik ind på web-kategorien → Under "Produkt" klikkes på blyanten, og
    man vælger det nye arrangement produkt.
• Klik "OK"

Hvordan ser man, hvem og hvor mange, der er på arrangementet?
For at se, hvilke arrangementer man har, samt hvem og hvor mange deltagere, der
er, kigges der på arrangementet i Back Office.

• Gå ind i Back Office → "Arrangement"
• Under "Vis" vælges, om man vil se dem, der er udgivet (de arrangementer man har, der ligger til snart at blive aktive) eller dem, der er løbende (de arrangementer, som er i gang nu)
• Klik på "Søg"
• Her kan man nu se disse arrangementer og følgende oplysninger:
  
  • Startdag
  • Slutdag
  • Kapacitet – Hvor mange mulige pladser, der er tilgængelige 
  • Tilmeldt – Hvor mange tilmeldte deltagere
  • Tilgængelig – Hvor mange pladser, der er tilbage

For manuelt at booke deltagere ind markeres arrangementet, og knappen "+ Book" bliver nu aktiveret (bliver blå)

• Nu kan medlemmet søges frem, eller man kan oprette en ny deltager → Klik "Næste"
• Her kan man så booke flere deltagere ved at klikke på "+"
• Klik "Næste"
• Nu er deltageren booket ind på arrangementet