Sådan opretter du en organisationsaftale

Vi kommer nærmere ind på:

• Oprettelse
• Automatiske betalinger
• Enkelte betalinger/faktura betalinger
• Værdikort

Oprettelse af en organisation:

• Gå ind i Back Office.
• I menuen til venstre vælges "Organisationer".
• Tryk på "Opret" ved at trykke på plus-ikonet og navngiv organisationen (firmaet)
• Udfyld de resterende oplysninger under fanen "Organisation". 
  (Det er nok at udfylde det, der er vist på billedet nedenunder).

• Under fanen "Personer" vælges de medlemmer, som gør sig gældende under dette firma  
• Her klikkes på opret + 🡪 personen søges frem og vælges, eller oprettes på ny.
• Dette gentages pr. person der skal tilknyttes organisationen. 
  
• Under fanen "Medlem" kan ses de personer, der har produkter tilknyttet firmaet (F.eks. hvis firmaet betaler ens abonnement eller har et værdikort liggende).

• Under fanen "Medlem" har du også mulighed for at tilknytte en prisliste eller en procentsats som organisationen/medlemmerne kan få i rabat. 

OBS: Vær opmærksom på at procentsatsen gælder for ALT der kan købes!  

Tilkobbel medlem til organisation direkte fra personkortet:

• Gå ind i Back Office.
• I menuen til venstre vælges "Personer".
• Man søger personen frem (eller opretter en ny person igennem plus-ikonet.)
• Under den første fane "Person" finder du nederest feltet "Organisation".
• Her klikkes på forstørrelsesglasset og der søges på organisationen.

Oprettelse og betaling af medlemskab:

Automatisk betaling:

Hvis medlemmet har en automatisk aftale tilknyttet, men organisationen skal betale, så kan du gøre følgende: 

• Opret en person, som har ansvaret for betalingerne for organisationen i Back Office. Få personen til at tilføje kort samtykke eller en PBS-aftale på profilen.
  (Du kan med fordel angive samme faktura mailadresse, som den du har angivet for organisationen. (Vist i første billede ovenover)).
• Sæt personen på som "Betaler" på medlemmets medlemskab og lad feltet "Betalende organisation" stå blank på den pågældende aftale.

Kvittering til organisationen for de automatiske trækninger:

Hvis organisationen ønsker kvitteringer for de automatiske trækninger (RCP/PBS), så kan du gå ind under fanen "Finans" på organisationen.

• Her kan du markere de ønskede fakturaer og trykke på rapport-ikonet, eller knappen "Send". 
• Vær opmærksom på, at du kun 'samler' kvitteringerne, hvis du vælger rapport-ikonet. Her har du også mulighed for at se dét, du sender til organisationen, inden du udfører selve handlingen. 
• Vær også opmærksom på at gøre dette til en rutine, hvis det er medlemskaber, som kører månedligt.

Enkelt betaling/faktura betaling:

Ønsker du at organisationen skal betale som en enkelt betaling/over faktura, så skal du være opmærksom på lidt mere arbejde alt efter medlemskabets periode. (Især hvis det er noget, der kører månedligt).

Her skal du gå ind og debitere medlemmerne manuelt løbende for hver nye periode de indgår. Vær her opmærksom på, at hvis de debiteres for sent, så vil de ikke kunne booke sig på hold, eller få adgang til dit center. 

• Her sælger du medlemskabet, som du plejer, og tilføjer "Betalende organisation" på medlemskabet. (Husk at medlemskabet som produkt skal være af typen "Enkelt betaling", så der ikke kræves kortsamtykke).

Bemærk: Du kan sagtens have medlemmet stående som betaler, hvis bare du har sørget for at feltet "Betalende organisation" er udfyldt. 

Handling:

På denne type af medlemskab som betales enkeltvis over faktura:

• Ved næste periode skal du markere medlemskaberne enkeltvis og trykke på knappen "Debit". 
• Her kan du efterfølgende vælge betalingen for den nye periode, og vælge knappen "Faktura", hvormed en faktura sendes til organisationen. 
• Dette skal gentages pr. medlem, eller:
  Læs her: Hvordan du samler fakturaerne i én

Værdikort:

Sælges er værdikort til et medlem, som organisationen skal betale, gøres følgende:

• Gå ind i Point of Sale og søg medlemmet frem, som tilhører organisationen.
• Sælg værdikortet til medlemmet.
• Du kan roligt bare lade medlemmets navn stå under feltet "Booker". 
• Tryk "Næste".

• Tryk på knappen "Faktura" for at oprette en faktura til organisationen.

• Feltet "Organisation" skulle gerne automatisk blive sat på, samt organisationens adresse. Hvis ikke: vælg blot organisationen i feltet.
• Tryk på "Næste".

• Vælg knappen "Distribuere med email" for at sende den til organisationen, eller knappen "Luk" for derefter at sende den senere, enten under organisationen selv, eller under "Fakturaer" i Back Office menuen.

Lille detalje: 

I værdikortet, når du er inde under organisationen, så kan du angive om alle i organisationen kan bruge klippekortet, eller om der er bestemte/flere personer i organisationen, som også kan bruge det, udover det enkelte medlem, som værdikortet er solgt til.