Faktura og bogføring:

Hvis du ikke har en integration til et bogføringssystem forklarer vi her, hvordan den månedlige rutine vil se ud for dig.

Fakturering:

Du går ind i punktet ‘fakturaer’ i backoffice. Her kan du lave en ‘søgning’ og finde alle ´´ikke betalte´´ fakturaer frem. Det kan du gøre ved at trykke på knappen ‘vis’ og her vil du kunne sortere i fakturaerne alt efter hvilken status de har.  Her kan du se fakturanummer, faktureringsdag, forfaldsdato, betalingsdag, totalpris, resterende beløb osv. 

Registrering af betaling af faktura:

Når du kan se at der er et medlem, som har betalt via bankoverførsel, så skal du ind i menuen ´´fakturaer´´ i Backoffice, og finde fakturaen ved at søge på fakturanummeret eller ved at søge på vedkommende navn. Herefter registrere du betalingen ved at markere fakturaen med flueben og efterfølgende trykke på knappen ´´betalt´´.

OBS: Der står på regningen/fakturaen som medlemmet får tilsendt, at vedkommende skal huske at notere fakturanr. i kommentarfeltet til overførslen.

En anden måde for medlemmet at betale en faktura på, udover en bankoverførsel, er ved at komme ned i centret fysisk.  Her kan receptionisten går ind i Point Of Sale. Søge medlemmet frem. Trykke på den blå boks knap der hedder ‘betal faktura’. Her kommer  den skyldige faktura frem. Receptionisten vænger den/de faktura som skal betales af og trykker på ‘vælg’. Nu skal der blot vælges den måde hvorpå medlemmet ønsker, at betale sin faktura. 

Fakturering:

Hvis du går ind under punktet ‘fakturering’ og trykker ‘søgning’.
Nu vil du kunne sætte et flueben i den linje du vil sende faktura for/til. Tryk herefter i bjælken ‘faktura’. Her skal der skrives kundens adresse hvis du/I ikke allerede har denne. Tryk efterfølgende ´´Næste´´. Her kan du se hvad fakturabeløbet er, en fakturadato (den dato du fakturere) samt forfaldsdatoen - disse kan ændres.  Derudover ser du en lille boks med ‘tilføj fakturagebyr’, hvis du lader denne være vænget af vil kunden få pålagt et gebyr med det beløb som du/I har oplyst BRP som rykkergebyr. Hvis du fjerner denne vil kunden ikke blive påregnet et gebyr. 

Herefter trykker du ´´Opret´´. Du kan nu se at en faktura med nummer XX er blevet oprettet. Trykker du her på ‘Manuel rapport’, så kan du under ‘mål’ vælge at sende den som e-mail til kunden. Tryk nu ´´næste´´.

Uafstemte betalinger:
Hvis der er nogle fakturaer som BRP ikke har kunne matche, vil de komme frem her. Du vil her kunne sætte flueben ud for dem og herefter trykke på bjælken ‘saldo’ for at matche den til en af de ubetalte fakturaer. 

Faktura rapporter:

Her kan du oprette og trække rapporter. Her kan du både se hvilke faktura numre der er i denne periode, hvilke kunder det omhandler, beløb samt transaktioner.
Trykker du på ‘oprette rapport’, vælger du den fakturatype og sætter den dato som der skal medtages faktura til og med. Komplet.
Man kan downloade et gratis redskab der hedder filezilla og tilføje TXT filer til denne og konvertere filer til det format som du skal bruge til din bogføring.

Gå til fanen Log i menuen til venstre: 

Dokumenter:

Her har du de journaler som er skabt i dit BRP miljø. Du kan her ‘importere resultatfil’

Gå til fanen Finans i menuen i venstre side:

Transaktionsnote:
Her kan du se alle de transaktioner som er registreret i BRP. 

Ellers kan vi henvise til afsnittet omkring rapporter i BRP, for at se, hvilke typer rapporter der kan trækkes i systemet.