Bogholderi og Økonomi

Indledningsvis skal det fremhæves at der skelnes mellem ”omsætning” og ”indtægter”. Omsætning udgør salg lavet i en perioden, hvorimod indtægter udgør betalinger der er foretaget i en periode. Det er derfor muligt at have omsætning uden indtægt, hvis et medlem eksempelvis ikke har betalt for sit medlemskab vil der stadig være genereret omsætning (salg), men ikke nogen indtægt (betaling).

Afstemning af systemet skal derfor gøres ud fra 3 kriterier.

• Omsætning angiver hvor meget der er solgt.
• Indtægt angiver hvor meget der er betalt.
• Debitorsaldo angiver hvor meget kunderne skylder eller har til gode.

Afstemning: Omsætning – indtægter = Debitorsaldo

Forenklet eksempel 1:

Center X har solgt et medlemskab til 300 kr. til medlem A. Betalingen er sket kontant ifm. købet.

• Omsætning = 300 kr.
• Indtægt = 300 kr.
• Debitorsaldo = 0 kr.

Forenklet eksempel 2:

Center X har solgt et medlemskab til 300 kr. til medlem A. Betalingen er sket kontant ifm. købet. Center X har også solgt et medlemskab til 300 kr. til medlem B, men medlemmet har ikke betalt og skylder derfor 300 kr.

• Omsætning = 600 kr.
• Indtægt = 300 kr.
• Debitorsaldo = 300 kr.

For at finde omsætningen og udvikling i kundernes debitorsaldo (tilgodehavende og udestående) kan rapporten ”Omsætningsoverblik” bruges og rapporten ”Salgsoverblik” til at vise indtægterne. Disse to rapporter vil blive gennemgået i denne guide.

Rapport: Omsætningsoverblik

Al omsætning og udvikling i tilgodehavende/udestående for den valgte periode vises ved udsøgning af rapporten. Bemærk at perioden angives som ”fra og med” – ”til”. Dvs. følgende datoer skal indtastes for at få vist hele januar: Fra ”01-01-20XX” Til ”01-02-20XX”.

Under ”Konto” øverst i venstre hjørne listes de varegrupper, der er generet omsætning for, hvor det dertilhørende kontonummer og momssats er angivet i de næste 2 kolonner. Varegrupperne er både systemvaregrupper og varegrupper, der er oprettet manuelt. Systemvaregruppen ”Fee / Gebyr” indeholder berogebyr, bøder, betalingsgebyr ved DIBS betalinger og Webshop transaktioner samt rykkergebyr.

Vær opmærksom på at rapporten kun viser omsætning (salg) og ikke de beløb, der eksempelvis er opkrævet via PBS/DIBS eller betaling af gæld (indtægter).

Omsætningskolonnerne er opdelt i 4 grupper:

Beløbene under kolonnen ”Udligning af konto” er tilbageført omsætning under den dertilhørende varegruppe, hvilket foretages via de manuelle posteringer med transaktionstypen ”Udligning af konto” eller som ”Systemposteringer”, der automatisk generes ved berosætning og afslutning/ændring af medlemskaber.

Kolonnen ”Øvrige Betalinger” indeholder den omsætning, der er genereret via kontingentopkrævninger med faktura- og kontantbetaling samt løssalg foretaget i perioden. Løssalg kan være varer, salg af kontante medlemskaber (engangsbetalinger), klippekort og salg af et løbende medlemskab (DIBS/PBS) indtil den næstkommende kontingentopkrævning. Dette er både fysiske salg og Webshop salg.

Kolonnerne ”DIBS kontingent opkrævet” og ”PBS kontingent opkrævet” omfatter den omsætning af kontingentopkrævninger (løbende medlemskaber) med betalingsmidlerne DIBS og PBS der automatisk er generet.

Slutteligt er den skyldige moms angivet under ”Moms” og en summering af omsætning for hver varegruppe og samlet set under kolonnen ”Total”.

Rapporten giver hermed et samlet overblik over omsætningen i den valgte periode.

Tilgodehavende og udestående (Debitorsaldo):

Rapporten indeholder et samlet tilgodehavende og udestående pr. den sidste dato i perioden, som er angivet under tabellen med omsætning. ”Tilgodehavende” er en summering af de beløb som medlemmerne/kunderne skylder (negativ saldo), hvorimod ”Udestående” er en summering af de beløb som medlemmerne/ kunderne har til gode hos jer (positiv saldo). Summen heraf er angivet under ”Total” og udgøre den samlede debitorsaldo.

Hint: Man kan finde de personer, som udgør tilgodehavende eller udestående pr. XX-XX-XXXX ved at bruge rapporten ”Medlemmer med negativ konto” ved at søge på den sidste dag i perioden.

Den summerede kasserapport:

Den sidste del i rapporten (vælges i søgekriterierne) er en summeret kasserapport for perioden, der starter med en kassebeholdning den første dag i perioden, som er angivet som ”Saldo pr. XX-XX-XXXX” (Kredit). Efterfølgende er det samlede ”Kontant salg” for perioden angivet, hvilket kan være køb af varer og medlemskaber, men også kontant betaling af gæld. Hvis kassebeholdningen manuelt er justeret er en summering heraf angivet under ”Diverse udg.: (kvit.)” (Debet), hvor kontanter, der er hævet eller trukket over beløbet (på en dankortterminal) og udbetalt kontant, findes under ”Hævet kontant”. Det samlede beløb for periode, der er indsat i banken, findes under ”Indsat bank” og kassebeholdningen den sidste dag i perioden er angivet som ”Saldo pr. XX-XX-XXXX” (Debet). Summeringen heraf udgør kassedifferencen for perioden, som er vist under punktet ”Kassedifference” nederst på rapporten.

Kasserapporten anvendes i forbindelse med afstemning til at finde eventuelle kassedifferencer, som I givet fald skal fratrækkes.

Hint: Rapporten ”Transaktioner” kan benyttes, hvis der ønskes uddybning af posteringerne i rapporten, hvor der eksempelvis kan søges på transaktionstyper og betalingsmidler.

Nu har vi fundet omsætning og debitorsaldo, men for at kunne lave en afstemning skal vi også bruge indtægter, hvilket kan findes i et overbliksbillede ved hjælp af rapporten ”Salgsoverblik” og i detaljeret udgave i eksempelvis ”DIBS/PBS”, ”Dagsrapport”, ”Kvitteringer” og ”Online shop – detaljerede ordre”.

Rapport: Salgsoverblik

I denne rapport fremgår indtægterne (betalingerne) fordelt på betalingsmiddel, som individuelt kan afstemmes med bankkontoen.

Nederst til højre vises det samlede indtægtsbeløb der har været i perioden (Total).

Eksempel på afstemning og illustration af sammenhæng:

I første screenshot fandt vi omsætningen og udviklingen i debitorsaldolisten for den udsøgte periode:

• Omsætning   = 51.309,47 kr.
• Debitorsaldo =   1.434,00kr.

I næste screenshot fandt vi de samlede indtægter for perioden:

• Indtægt = 52.743,47

Vi kan derfor lave en afstemning således:

Omsætning (51.309,47 kr.) – indtægter (52.743,47 kr.) = Debitorsaldo (1.434 kr.)